O PREFEITO MUNICIPAL DE LINHARES, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no exercício da competência que lhe foi atribuída pelo art. 58, inciso VIII da Lei Orgânica do Município de Linhares, e
CONSIDERANDO a implantação do sistema de processo digitais desta municipalidade;
CONSIDERANDO que essa implantação oferece mais velocidade e dinamismo na abertura de solicitação de prestação de serviços e andamento de processos tanto para os munícipes como para a administração interna;
CONSIDERANDO a economicidade dos recursos municipais com menor gasto de papeis, logísticas de trâmites e impressoras utilizados na criação de processos e documentos oficiais;
CONSIDERANDO que a implantação de tal sistema altera os procedimentos realizados em todos os departamentos e que, devido à essa alteração, se faz necessária a regulação dos procedimentos; DECRETA:
Art. 1º Este decreto
tem por objetivo estabelecer as diretrizes para a utilização do meio eletrônico
na condução dos processos administrativos nos órgãos da Administração Pública
Direta e nas entidades da Administração Pública Indireta do Poder Executivo
Municipal de Linhares. (Redação dada
pelo Decreto nº 969/2024)
Art. 2º A implementação das medidas instituídas por este Decreto visa alcançar os seguintes objetivos:
I- Assegurar a eficiência e a eficácia da ação governamental, adequando meios, ações, impactos e resultados;
II- Promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;
III- Ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;
IV- Facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas;
V - Dar transparência à tramitação do processo administrativo nos diversos órgãos municipais.
X - Sistema de correio
eletrônico: e-mail (Dispositivo incluído
pelo Decreto nº 969/2024)
XI - Prioridade Alta: Um processo eletrônico é
classificado como prioridade alta quando sua resolução é crucial para a
continuidade de serviços essenciais, a proteção de direitos fundamentais ou a
prevenção de danos graves. Isso pode incluir situações que demandam ação
imediata devido a prazos legais ou riscos iminentes para a segurança pública,
saúde ou bem-estar da comunidade. (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
XII - Prioridade Média: Um processo eletrônico é
classificado como prioridade média quando sua resolução é importante, mas não
urgente, para a operação regular dos serviços públicos ou para atender às
necessidades dos cidadãos. Isso pode englobar questões que não têm prazos
estritos, mas que ainda requerem atenção oportuna para evitar atrasos
desnecessários ou impactos negativos. (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
XIII - Prioridade Baixa: Um processo eletrônico é
classificado como prioridade baixa quando sua resolução não é urgente e pode
ser tratada dentro de prazos flexíveis, sem causar prejuízos significativos aos
interessados ou à administração pública. Isso pode abranger questões de rotina,
solicitações de informações ou procedimentos administrativos que não têm
impacto imediato na prestação de serviços ou no cumprimento de obrigações
legais. (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
Art. 3º Para o disposto neste Decreto consideram-se as seguintes definições:
I- Documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
II- Documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:
a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico; ou
b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.
III- processo administrativo eletrônico: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico;
IV- Meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;
V- Transmissão eletrônica: toda forma de comunicação à distância com a utilização de redes de comunicação, preferencialmente, a rede mundial de computadores (internet);
VI- Assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificação inequívoca do signatário:
a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei específica;
b) ou mediante cadastro de usuário junto ao Poder Executivo, podendo ser regulamentado de acordo com as especificidades por cada órgão municipal.
VII - sistema de processo eletrônico governamental: sistema de processamento de dados adotado pelo Poder Executivo Municipal, que permite o gerenciamento e controle de operações referentes às funções de produção, recebimento, registro e tramitação de processos e atos administrativos.
VIII - Administração Pública: composta pela Administração Direta, Autarquias e Fundações do Poder Executivo Municipal.
IX - Órgão Municipal: definido como órgão, setor ou entidade que compõe a Administração Pública.
Art. 4º Para o atendimento ao disposto neste Decreto, os órgãos municipais utilizarão sistema de processo eletrônico governamental para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos.
Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados por meio do sistema de processo eletrônico governamental, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico, cujo prolongamento cause danos relevantes à celeridade do processo.
Parágrafo único.
No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser
praticados em meio físico, impressos em papel, desde que posteriormente o
documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 14, ou quando for
possível, por meio de correio eletrônico. (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
Art. 6º Os documentos
que originam ou não a formação de processos eletrônicos poderão ser
apresentados, pelo interessado ou responsável, no setor de protocolo do órgão
municipal tanto pessoalmente no setor de protocolo do órgão municipal quanto
por meio do sistema de correio eletrônico. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§1º Para abertura do processo
administrativo eletrônico presencialmente no setor de protocolo, é de
responsabilidade exclusiva do interessado, apresentar a documentação da
seguinte forma: (Parágrafo Único
transformado em §1º pelo Decreto nº 969/2024)
I – Em papel: (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
a) branco e não reciclado, no tamanho A4, na forma
escrita em meio mecânico ou manual em letra de forma e com tinta escura preta
ou azul; (Redação dada pelo Decreto nº
969/2024)
b) sem hachuras ou marcações com caneta
salientadora, marca texto ou semelhantes; (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
c) sem grampos, bailarinas, encadernações, aspirais
e outros elementos que impossibilitem ou dificultem a sua digitalização. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
II – Em mídia digital:
a) gravado de forma legível em mídia digital; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
b) ser gravado no formato PDF/A
(PortableDocumentFormat – ABNT NBR ISO 19005); (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
c) assinados com certificação digital válida e
reconhecida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). As
assinaturas devem estar incorporadas ao próprio arquivo PDF, não sendo admitido
o recebimento de assinaturas em arquivos próprios; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
d) permitir a realização de pesquisas em seu
conteúdo textual; (Redação dada pelo
Decreto nº 969/2024)
e) preferencialmente, nas cores preto e branco; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
f) possuir resolução máxima de 300 dpi (dots per
inch); (Redação dada pelo Decreto nº
969/2024)
g) possuir tamanho máximo de 300 KB por página; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
h) possuir tamanho máximo de 10MB por arquivo. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§2º Para abertura do processo
administrativo eletrônico por meio do sistema de correio eletrônico, é de
responsabilidade exclusiva do interessado, apresentar a documentação observando
os seguintes requisitos além dos previsto no inciso II, do §1º do art. 6º: (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
I – ser enviado em ordem cronológica inteligível(Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
II – documentos legíveis e que possibilitem a
visualização clara das informações; (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
III - não estarem rasurados; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
IV – nome da parte interessada pelo envio do pedido
de protocolo; (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
V – telefone para contato com o responsável pelo
envio das informações ou a parte interessada; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
VI – e-mail para o qual o Setor de Protocolo vai
encaminhar o recibo do protocolo ou a negativa de realização do protocolo; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
VII – Secretaria destinatária do documento; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
VIII – descrição do assunto. (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
Art. 7º O interessado
deverá aguardar a verificação e conferência pela unidade responsável pelo
protocolo os requisitos previstos no §1º e §2º do artigo 6º deste decreto, sob
pena de não recebimento e descarte da documentação ou mídia digital. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§ 1º Confirmado o atendimento dos requisitos
previstos no §1º e §2º do artigo 6º deste decreto, os documentos: (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
I - em papel ou mídia digital, apresentados
pessoalmente, serão protocolizados e devolvidos ao interessado e/ou
responsável, cuja guarda e conservação até o trânsito em julgado do processo
eletrônico respectivo é de sua inteira responsabilidade; (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
II – apresentados via correio eletrônico serão
protocolizados e o setor responsável encaminhará recibo do protocolo ao
interessado(Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
§ 2º Caso a documentação ou mídia
digital apresentada pessoalmente ou por correio eletrônico não atenda aos
requisitos previstos no §1º ou §2º do artigo 6º deste decreto, a unidade
responsável pelo protocolo de documentos deverá recusá-la, devolvendo-a ao interessado
e/ou responsável para adequar a documentação em papel ou mídia digital. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§ 3º Eventualmente o munícipe poderá
encaminhar ao setor de protocolo documentação complementar de processo
administrativo através de correio eletrônico e caso esta documentação não
atenda aos requisitos previstos nos §1º e §2º do artigo 6º deste decreto será
recusada pelo setor protocolo. (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
Art. 8º A autoria, a autenticidade e a integridade dos documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos, poderão ser obtidas por meio de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, observados os padrões definidos por esta Infraestrutura, e por meio de regramento próprio.
§ 1º O disposto no caput não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem identificação por meio de nome de usuário e senha.
§ 2º O disposto neste artigo não se aplica a situações que permitam identificação simplificada do interessado ou nas hipóteses legais de anonimato.
(Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
Da
efetivação dos Atos Processuais
(Incluído pelo Decreto nº 969/2024)
Subseção I
Da
efetivação dos Atos Processuais pelo Sistema Eletrônico
Art. 9º Os atos processuais em meio eletrônico consideram-se
realizados no dia e na hora do recebimento pelo sistema informatizado de gestão
de processo administrativo eletrônico do órgão municipal, o qual deverá
fornecer recibo eletrônico de protocolo que os identifique.(Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser
praticado em determinado prazo, por meio do sistema eletrônico governamental,
serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário,
até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no
horário oficial de Brasília. (Redação dada pelo Decreto nº
969/2024)
§ 2º Na hipótese prevista no § 1º, se o
sistema de processo eletrônico governamental se tornar indisponível por motivo
técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e
cinquenta e nove minutos do primeiro dia útil seguinte ao da resolução do
problema. (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
§ 3º O processo eletrônico deve observar os
seguintes requisitos: (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
I – Ser
integralmente eletrônico, ressalvada a existência de documentos físicos
vinculados ao processo; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
II – Ser
formado de maneira cronológica e sequencial, com numeração contínua por peças,
não cabendo o desdobramento em volumes; (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
III –
Possibilitar a visualização da numeração das páginas em cada peça; (Redação dada pelo Decreto nº 969/2024)
IV –
Possibilitar a consulta a conjuntos segregados de peças processuais; (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
IV –
Permitir a vinculação entre processos, a ser utilizada nos casos de recurso ou
outras situações que requeiram a autuação de novo processo a partir de um
principal, de modo a permitir a consulta a partir de qualquer um deles; (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
V –
Permitir a inserção de documentos digitalizados, com autenticação garantida
mediante assinatura digital; (Redação dada pelo Decreto nº
969/2024)
VI –
Conter os registros dos atos processuais e movimentações. (Redação
dada pelo Decreto nº 969/2024)
§ 4º A movimentação do processo pelo agente
público deverá observar a classificação do nível de prioridade estipulado e
excluirá o dia do recebimento na contagem: (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
I – no
caso de prioridade baixa, o servidor público tem um prazo máximo de dez dias
úteis para aceitar ou recusar o documento ou processo atribuído à caixa de
entrada de sua responsabilidade. Se esse prazo for excedido, o recebimento será
automaticamente efetivado. (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
II - no
caso de prioridade normal, o servidor público tem um prazo máximo de cinco dias
úteis para aceitar ou recusar o documento ou processo atribuído à caixa de
entrada de sua responsabilidade. Se esse prazo for excedido, o recebimento será
automaticamente efetivado. (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
III – no
caso de prioridade alta, o servidor público tem um prazo máximo de um dia útil
para aceitar ou recusar o documento ou processo atribuído à caixa de entrada de
sua responsabilidade. Se esse prazo for excedido, o recebimento será
automaticamente efetivado. (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
(Incluído pelo Decreto nº 969/2024)
Subseção II
Da
efetivação dos Atos Processuais apresentados pelo Sistema de Correio Eletrônico
Art. 9º - A Os atos processuais via sistema de correio
eletrônico consideram-se efetivados no dia e na hora em que a unidade
responsável pelo protocolo realizar o protocolo no sistema informatizado,
previsto no art 9º deste Decreto. (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
§ 1º Apenas serão válidos os pedidos de
protocolo encaminhados através do sistema de correio eletrônico que forem
direcionados para o endereço oficial da unidade encarregada do protocolo de
documentos, conforme indicado no site oficial do município, que: (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
I - é
obrigação das unidades responsável pelo protocolo manter atualizada a
informação do seu endereço de correio eletrônico no sítio oficial do município. (Dispositivo
incluído pelo Decreto nº 969/2024)
§ 2º O pedido via sistema de correio
eletrônico será protocolado no sistema informatizado que trata o art. 9º deste
Decreto, dentro do horário de expediente da Prefeitura, no dia útil
imediatamente posterior a data do recebimento na caixa da unidade responsável
pelo protocolo. (Dispositivo incluído pelo Decreto nº 969/2024)
Art. 10 O acesso à íntegra do processo para vista pessoal do interessado pode ocorrer por intermédio da disponibilização do sistema informatizado de gestão a que se refere o art. 4º ou por meio de acesso à cópia do documento, preferencialmente, em meio eletrônico.
Parágrafo único. Salvo nas hipóteses previstas em lei, o documento digitalizado juntado em processo eletrônico somente estará disponível para acesso por meio da rede mundial de computadores, para a parte interessada, desde que esteja devidamente credenciada/cadastrada junto ao órgão municipal competente na forma do regulamento.
Art. 11 A classificação da informação quanto ao grau de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e aos interessados no processo observarão os termos da Lei nº 12.527/2011 e Lei 13.709/2018, e demais normas aplicáveis.
Art. 12 Os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 8º são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 13 O interessado poderá enviar eletronicamente documentos em formato digital para juntada aos autos.
§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.
§ 2º Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§ 3º A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas no art. 14 desta lei.
Art. 14 A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito do órgão municipal deverá ser acompanhada da conferência do documento digitalizado.
§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.
§ 2º Os documentos resultantes da digitalização:
I - Se de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente;
II – Se resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.
§ 3º A Administração Pública poderá:
I - Proceder à digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado e/ou responsável;
II - Determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento original imediatamente ao interessado e/ou responsável e descartará a cópia simples após a sua digitalização; e
III - Receber o documento em meio físico, impresso em papel, para posterior digitalização, considerando que:
a) os documentos impressos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão municipal, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação; e
b) os documentos impressos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.
§ 4º Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob guarda do órgão municipal competente e será admitido o trâmite do processo de forma híbrida, podendo ser definidas as particularidades em ato próprio de cada órgão municipal.
Art. 15 Impugnada a integridade do documento digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de controvérsia.
Parágrafo único. A instauração da diligência prevista no caput será formalizada por portaria pelo órgão municipal responsável pela impugnação.
Art. 16 A Administração Pública poderá exigir, a seu critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos municipais ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 17 Deverão ser associados elementos descritivos aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de apoiar sua identificação, sua indexação, sua presunção de autenticidade, sua preservação e sua interoperabilidade.
Art. 18 Os documentos que integram os processos administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no órgão municipal, conforme a legislação arquivística em vigor.
§ 1º A eliminação de documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§ 2º Os documentos digitais e processos administrativos eletrônicos, cuja atividade já tenha sido encerrada e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final, poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica, sob controle do órgão municipal responsável pela sua guarda, a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário.
Art. 19 Os órgãos municipais deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso contínuo dos documentos digitais.
Parágrafo único. O estabelecido no caput deverá prever, no mínimo:
I - Proteção contra a deterioração e a obsolescência de equipamentos e programas; e
II - Mecanismos para garantir a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos eletrônicos ou digitais.
Art. 20 A guarda dos documentos digitais e processos administrativos eletrônicos considerados de valor permanente deverá estar de acordo com as normas previstas pela instituição arquivística pública responsável por sua custódia, incluindo a compatibilidade de suporte e de formato, a documentação técnica necessária para interpretar o documento e os instrumentos que permitam a sua identificação e o controle no momento de seu recolhimento.
Art. 21 O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá estar implementado no prazo de 2 (dois) anos, contado da data de publicação deste Decreto.
Art. 22 Os órgãos municipais que já utilizam sistema de processo administrativo eletrônico, em alguma de suas atividades, deverão adaptar-se ao disposto neste Decreto no prazo de 2 (dois) anos, contado da data de sua publicação, ressalvadas razões de ordem técnica ou econômica, devidamente declinadas no cronograma para implementação de que trata o caput deste artigo.
Art. 23 Ato do dirigente do órgão municipal estabelecerá a data a partir da qual o uso do meio eletrônico para a tramitação de processos administrativos será considerado implantado, parcial ou totalmente, em seu âmbito de atividades, respeitado o prazo previsto no artigo 21
§1º Será admitida a manutenção e continuidade de tramitação em meio físico dos processos administrativos inaugurados antes do ato de que trata o caput, assim como a migração destes de forma gradual para o digital, atendendo a critérios de conveniência e oportunidade. (Parágrafo Único transformado em §1º pelo Decreto nº 969/2024)
§ 2º A abertura
de subprocessos referente a processos físicos, deverão ser realizados em meio
digital. (Dispositivo incluído pelo
Decreto nº 969/2024)
Art. 24 Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
REGISTRE-SE E PUBLIQUE-SE.
Prefeitura Municipal de Linhares, Estado do Espírito Santo, aos dezoito dias do mês de maio do ano de dois mil e vinte e três.
REGISTRADO E PUBLICADO NESTA SECRETARIA, DATA SUPRA.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Prefeitura Municipal de Linhares.